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viernes, 19 de agosto de 2011

Comercio y Logística en Dynamics Ax 2009 - 2. Grupos de artículos


Como ya les había comentado en el post anterior, el inventario es lo básico para comenzar con la logística en Dynamics Ax 2009. Todo lo configurado para los artículos repercute directamente en la compras, ventas, gestión de almacenes, gestión de calidad, los diarios de inventario, la producción y los proyectos.

Entonces, aguas con este tema y tómenlo muuuy en serio que es la columna vertebral, sobro todo porque la forma en que repercute una mala configuración de este módulo es en perdida de visibilidad de los dineros del patrón, y yo creo que si el patrón no sabe dónde está su dinero... pues quizá los de sistemas tengamos que buscar un lugar alejado del mundo y claro otra chamba.

Ahora, todos los artículos deben tener como mínimo: código de artículo, grupo de artículos, tipo de artículo, grupo de modelo de inventario y grupo de dimensiones. Estos puntos son los obligatorios para exista un artículo pero hay varios mas para una correcta configuración.

Vamos empezando por Grupo de artículos. Esto se usa para registrar cada grupo a las diferentes cuentas de contabilidad (como les decía... dineros), también se usa para saber datos de ventas y de compras (mas dineros) y para crear informes financieros.

Cómo configurar estos grupos? Pues bien, te vas al módulo de Gestión del inventario -> Configurar -> Grupo de artículos
Y ahí tenemos que ir metiendo todos nuestros grupos de artículos de la forma:

  • en el campo "Conjunto de artículos" ponemos un identificador del grupo
  • en el campo "Nombre" ponemos el nombre descriptivo del grupo, por ejemplo, nombre utilizado en los informes

En este ejemplo, puse como identificador "B" y nombre "Cuadernos", al dar "enter" me pasa de inmediato a la pestaña de "Orden de venta". En esta pestaña y en el resto se deben poner las cuentas contable de cada uno de los conceptos que dicen ahí. Que es esto? pues simplemente le indicamos al Dynamics a que cuenta contable le tiene que sumar o restar dependiendo de la transacción que se realice.

Esto de las cuentas contables se debe revisar con la parte financiera para que nos indique en qué cuenta contable quiere que se reflejen esos movimientos.

El resto de las pestañas (orden de compra, inventario, producción) se refieren a lo mismo, a definir las cuentas contables referentes a cada movimiento que se vaya presentado en el grupo de artículos que estamos dando de alta. Si necesitan una descripción más detallada de los movimientos de cada pestaña escríbanme, yo les paso un doc donde viene una descripción corta de lo que ven en esas pestañas.
Aunque seamos realistas, pocas veces tenemos la oportunidad de empezar a configurar un sistema desde cero, generalmente cuando las empresas adquieren un ERP o WMS (warehouse managment system = administrador de almacenes) es cuando la empresa ya esta consolidada y ya le alcanza para hacer una inversión de ese tamaño. En estos casos si la empresa ya tiene definidos sus grupos de artículos, lo que tendríamos que hacer es una importación de datos hacía el Dynamics Ax. Y esto... lo veremos en el próximo post.

Ojo con las cuentas contables porque esto es la base de la configuración de sus artículos.

Comercio y Logística en Dynamics Ax 2009 - 1. Introducción



Para empezar, logística se define como el proceso de planificación, implementación y control de flujo rentable y eficaz, y el almacenamiento de artículos. Es decir, todo lo que se "mueve" y almacena en la empresa, enfocado a productos que se fabrican o comercializan. La logística es muy amplia y va desde el manejo de materias primas en empresas manufactureras, la producción, envío a almacenamiento, acomodo en almacén, definición de la manera más eficiente de "pasar" los productos de un lugar a otro hasta la salida del almacén, el traspaso a algún otro almacén y el cómo se distribuye o transporta a los diferentes lugares donde sea necesario. Todo lo anterior, con el único objetivo de contar con la trazabilidad de los movimientos de productos en la empresa y obviamente los dineros, cuánto le cuesta a la empresa producir, comprar, almacenar y distribuir sus productos eficazmente.

En Dynamics, todo el proceso inicia con la configuración de los artículos  para tener definido nuestro inventario, primero que nada debemos tener una visión suficientemente clara de saber qué vende la empresa y como se va a querer visualizar el dinero que se maneja con lo que se vende.

(Les tengo que aclarar por si no leíste bien el título que este es el inicio de la logística, por esto, doy por sentado que la parte financiera está completamente configurada.)

Entonces, como iba diciendo, la configuración de los artículos es la parte clave para los inventarios ya que vamos a tener una parte física y una financiera. Quiero pensar que los nombres son lo bastante explícitos, pero por si no: el inventario físico se refiere básicamente a cuánto tenemos de cada cosa y en dónde está, y la parte financiera se refiere a cuánto cuesta todo eso que tenemos.

En esta parte de la logística debemos tener en cuenta que en Dynamics no es solo un módulo al que se le tienen que meter datos y va a empezar a funcionar por arte de magia, tooooodo lo contrario, es más de un módulo ya que el inventario está relacionado con 8 importantes áreas: clientes, proveedores, planificación maestra, producción, configurador de productos, recursos humanos, proyectos y contabilidad general.

La imagen siguiente ilustra todo lo que acabo de "tratar" de explicar.
(Imagen obtenida de: http://tobalinaconsulting.blogspot.com/2008/10/reduccin-de-costes-en-logstica-coste.html)



Interfaz de Dynamics Ax 2009


Vamos entrando en materia. Si se leyeron el post anterior ya deberían saber a grandes rasgos qué es y qué hace Dynamics. Sino pues les comento rápidamente que Dynamics Ax 2009 es un ERP de Microsoft, para los que no saben: ERP = Enterprise Resource Planning, formalmente "es un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa" y en palabras simples, es un software que 'intenta' manejar todas las áreas de una empresa, desde recursos humanos, contabilidad, inventarios, ventas hasta producción de artículos, planeación, compras, mercadotecnia y todo lo que se les ocurra sobre procesos internos de una empresa.
Así que primero lo primero, les presento a Dynamics Ax.


Para ver esta pantalla su máquina debe tener instalado el cliente de Dynamics Ax. Algunas veces al acceso a Dynamics en algunas empresas lo hacen a través de un escritorio remoto o una máquina virtual, pero aquí se explica el inicio de Dynamics desde el cliente instalado en su máquina. Ya que lo tengan instalado se tiene que dar click en Inicio -> Microsoft Dynamics AX 2009 -> Microsoft Dynamics AX 2009, como se ve a continuación.


Distribución de la pantalla de Dynamics
Tenemos una barra de título que nos muestra la información de: nombre de la aplicación, instancia del espacio de trabajo, nombre de la licencia, nombre del servidor y los clásicos botones de windows para minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.


Debajo de la barra de título tenemos la barra de ruta de navegación (en inglés mejor conocida como BCB). Consta de dos partes, los botones de desplazamiento del lado izquierdo, donde podemos ir hacia atrás (para ver una de las 40 páginas visitas durante la sesión actual) y hacia adelante igual que en un explorador de internet.


La otra parte de la BCB es una barra de direcciones que nos dice dónde estamos parados en el sistema, y tres íconos del lado derecho:
  • Ventanas. Para pasar de un formulario a otro de los que hemos dejado abiertos y que no los tenemos visualmente localizados.
  • Ver. Para mostrar o ocultar los distintos módulos que estamos viendo en pantalla, p. ej. ocultar los favoritos o el panel de exploración.
  • Ayuda. Pues eso, la ayuda a nivel conceptual o ayuda para programadores.

Después, debajo de la barra de ruta de navegación, tenemos la barra de herramientas. Nos facilita tareas como el filtrado, la búsqueda de datos, acceso a las alertas y además acceso a una característica de Ax importantísima que se llama 'árbol de objetos de aplicación (AOT)' y a otra que son los proyectos de desarrollo, son los últimos dos botones de esta barra.


Y debajo de la barra de herramientas, está el menú de Dynamics. Contiene submenus que dejan ver funcionalidades que se usan en todo el sistema y es cosa de que se vayan familiarizando con estas opciones.


Después tenemos el panel de exploración, que esta divido en "Mis favoritos", "Lugares", "Formularios" y "Botones de módulo", este panel es totalmente configurable, podemos poner lo que queramos y quitar lo que no nos sea útil.

En la sección de "Mis favoritos" se puede personalizar los vínculos a los que queremos un acceso directo rápido para tener un acceso como en el explorador de windows. En "Lugares" están elementos del menú que hayamos seleccionado, por ejemplo "Gestión de Inventarios" o cualquier otro, en "Formularios" hay una vista en árbol de la estructura del menú que hayamos seleccionado. Y la última parte que son los "Botones de módulo" nos permite tener un acceso rápido a los distintos módulos que maneja Dynamics.

Después viene el famoso panel de contenido, que tiene 3 tipos: áreas de trabajo, páginas de lista y páginas de área. El primer tipo no lo ilustro aquí, pero básicamente es la página de inicio predeterminada de Dynamics. Los otros dos tipos, aquí están:

Pagina De Lista

Pagina De área

Y finalmente!!!! la barra de estado, es la que esta hasta abajo de la interfaz de Dynamics y nos muestra varias cosas como la divisa, la empresa, la fecha y hora, algunos botones, campos y menús que actualmente se están visualizando en el panel de contenido.


Así es, aquí brevemente explicada la interfaz de Dynamics. Hay mas info, sobre como configurar los favoritos, mostrar u ocultar botones del panel de exploración, el uso de las áreas de trabajo y cosas así un tanto visuales, pero les sugiero que se pongan a jugar con la interfaz para que la vayan conociendo, sino nunca se van a familiarizar con ella.

De cualquier forma, si necesitan más info sobre lo que les comento, ustedes solo pidan, ya dependerá de mi si se los mando o no jajaja, pero con pedir no se pierde nada.